Damit keine Mails mehr unbearbeitet im Postfach liegen bleiben und ich nicht bei jeder neuen E-Mail mein Postfach checken muss, arbeite ich nach einem “Inbox Zero” Prinzip. Das heißt, mein Postfach ist konstant leer.
Was mache ich mit den ganzen Mails?
Zwei Möglichkeiten:
– wenn Bearbeitung unter 5 Minuten möglich ist: direkt erledigen und Mail ins Archiv.
– wenn Bearbeitung unter 5 Minuten nicht möglich ist: Aufgabe/Termin für die zukünftige Bearbeitung erstellen und Mail ins Archiv.
Wie setzt man das auf?
- Benachrichtigungen für neue E-Mails ausschalten
- Einen Ordner im Postfach erstellen: “Archiv”
- Zweiten Ordner Erstellen mit “To Do”
- Posteingang durchgehen, was unter 5 Minuten geht direkt beantworten und verschieben. Was mehr Zeit braucht in “To Do” verschieben. Was keiner Aktion bedarf direkt in “Archiv” verschieben.
- Posteingang ist nun leer. Aus allen Mails in “To Do” eine Aufgabe erstellen, dann in “Archiv verschieben”.
- Posteingang 2-3 mal pro Tag prüfen und Mails verschieben oder Aufgaben erstellen. Je zeitkritischer Mails reinkommen desto öfter prüfen.